Зберігання документів в організації, як зберігати документи, аспекти зберігання

zberigannja dokumentiv v organizacii jak zberigati 1 Зберігання документів в організації, як зберігати документи, аспекти зберігання

Зберігання документів в організації.

Документ, від якого потрібно відштовхуватися при організації зберігання документів це Федеральний закон від дня двадцятого другого жовтня дві тисячі четвертого року № 125-ФЗ «про архівну справу в РФ».

Обов'язково потрібно прочитати цей закон, в першу чергу. В основному документи, які стосуються певному обліковому регістру, потрібно підшивати в спеціальні папки і зберігати в строго хронологічному порядку. Так буде простіше їх зберігати.

Зберігання документів, від чого залежить?

Багато чого залежить від самої організації, її розмірів, спеціалізації ведення бухгалтерського обліку. Сам бухгалтер може вирішувати те, як йому зручно зберігати документи, від цього залежить, як швидко їх можна буде відшукати. Тому, що в першу чергу важливо швидко знайти документ у разі інспекції, інвентаризації і т.д., а не те де і як вони лежать.

Якщо ви ведете облік на комп'ютері. Необхідно регулярно робити копії важливих документів, для податкової та інших контролюючих служб. У тому випадку, коли у вас накопичилося багато документів, які ніде зберігати, а термін зберігання ще не закінчився, їх можна відправити в архів.

Архіви бувають, як приватні, так і державні. Є одне правило зберігання документів в архіві, якщо ви, з якихось причин захочете знищити документи, цю операцію потрібно буде робити через спеціального працівника з архіву, з його дозволу. Тобто працівник архіву повинен поставити свій підпис в акті про знищення. Без цього у вас не вийти позбутися документів.

Якщо яка-то організація вирішить зберігати документи самостійно, їй потрібно буде скласти певний документ і прописати там всі аспекти зберігання документів.

Аспекти зберігання документів:

  1. документи, які підлягають обов'язковому зберіганню.
  2. терміни зберігання.
  3. хто буде стежити за зберіганням документів.
  4. яким чином документи надходять до сховища.
  5. облік і реєстрація документів, як це буде організовано.
  6. всі аспекти безпеки
  7. хто має доступ до документів.
  8. ви можете додати власну пункти, які вам потрібні, на ваш розсуд.

 

Необхідно мати додаткову службу по роботі з архівами. Зберігання, сканування, знищення.

Існують правила зберігання архівів і відповідальність за їх порушення.

Це певні штрафи, зазвичай це суми від двохсот, до п'ятнадцяти тисяч рублів. Також можуть бути процентні нарахування. Все залежить від ступеня самого порушення, наскільки воно важке.

Зберігання документів це дуже не легке й трудомістке захід. Дуже багато фірм надають послуги щодо зберігання документів. Якщо ви витратите невеликі кошти на надання вам їх послуг, то ви можете уникнути штрафів і великих витрат надалі. 


Category: Бизнес и финансы

Comments (Прокоментуй!)

There are no comments yet. Why not be the first to speak your mind.

Leave a Reply