Які є види документів?

Документ – матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання.

Запис інформації на різних носіях за встановленими правилами називається документуванням і являє собою процес створення і оформлення документів. При документуванні необхідно враховувати чинні норми законодавства, компетенцію автора і дотримуватися загальнодержавні правила складання та оформлення документа. Відповідальність і повноваження в області діловодства повинні бути чітко визначені та оголошені.

Сукупність документів, присвячених якомусь питанню, явища, процесу, особі, установі і т. п., називається документацією.

Сукупність робіт з документування управлінської діяльності підприємств і по організації в них руху документів характеризує термін "Діловодство".

Види документів:

  • За призначенням – організаційні документи (Статут, Посадова інструкція, Положення, Штатний розпис, Структура і штатна чисельність); розпорядчі документи (Наказ, Витяг з наказу, розпорядження, вказівки, Постанова, Рішення), інформаційно-довідкові документи (Акт, Протокол, Доповідна записка, Пояснювальна записка, Службова записка, Лист, Довідка);
  • За часом створення – первинні та вторинні (реферат, анотація, огляд і т. д.);
  • За способом виготовлення – чорновий, білової, електронний, образотворчий, рукописний документ, машинописний, друкований (брошура, книга, журнал);
  • За типом змісту – текстові, іконічні (графічні), Ідіографіческім (схеми, карти, ноти), аудіальні, мультимедійні;
  • За способом представлення – електронний, на паперових носіях;
  • За місцем видання – внутрішні, зовнішні;
  • По напрямку відправки – вхідні, вихідні;
  • З розповсюдження – опубліковані, неопубліковані, непублікуемие, проміжні;
  • За необхідності технічних засобів – человекочітаемие, машиночитаєми;
  • За рівнем секретності – не секретні, секретні, з різним рівнем секретності.

Види обробки документів діляться на семантичні (переклад, реферування, анотування) і несемантіческіе (копіювання, передача, перетворення в іншу форму представлення).

Для автоматизації обробки документів з XX століття широко використовуються комп'ютери.

Протягом історії носії інформації змінювалися.

Носієм інформації може бути папір, перфокарта, фотоплівка, компакт-диск, дискета, магнітна стрічка, глиняні таблички і т. п. Документи містять інформацію, що є цінним ресурсом і важливим елементів ділової діяльності. Системний підхід до управління, створюваному на підприємстві документами, дозволяє створити інформаційний ресурс про ділової діяльності, а також забезпечити підзвітність усіх зацікавлених осіб. За змістом документи поділяються на науково-технічні (статті, книги, патенти, технічні звіти і опису), правові (постанови, укази, договори та ін), управлінські (накази, директиви) та ін

Документи можуть виконувати такі функції, які умовно прийнято розділяти на три блоки:

  • Інформаційна функція – кожен документ має певну інформаційної "ємністю" – кількістю і якістю інформації, а також повнотою, оптимальністю та актуальністю представленої в ньому інформації.
  • Функції, що забезпечують процес керування.
  • Функції, що носять культурно-історичний характер.

    Загальні функції документа:

  • Інформаційна – визначається потребою документування, збереження і надання інформації;
  • Комунікативна – документи є засобом обміну інформацією;
  • Соціальна – полягає в запечатлении, збереженні і передачі соціальної інформації; документ є не тільки продуктом певних соціальних відносин, але і сам може впливати на ці відносини; соціальна функція визначається роллю та місцем документа в даному суспільстві і житті держави.
  • Спеціальні функції документа:

  • Управлінська – в ній документ виступає як засіб управління діяльністю;
  • Організаційна – документ встановлює або впорядковує дії учасників правових відносин;
  • Правова – документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права,
    Загальнокультурна – здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві;
  • Історична – документ є історичним джерелом.
  • Джерела:

    • ru.wikipedia.org – інформація з Вікіпедії;
    • glossary.ru – інформація з глосарій;
    • google.com – зображення документів.

    Додатково від Генон:

    • Як скласти службову записку?
    • Як правильно написати пояснювальну записку?

    Category: Законодавство

    Comments (Прокоментуй!)

    There are no comments yet. Why not be the first to speak your mind.

    Leave a Reply