Як правильно організувати документообіг компанії?

kak pravilno organizovat dokumentooborot kompanii 1 Як правильно організувати документообіг компанії?

Згідно з результатами сучасних соціологічних досліджень, приблизно 15 відсотків паперових документів будь-якої організації втрачається безповоротно. При цьому співробітники фірми можуть затрачати до 30 відсотків робочого часу на пошук загубленої документації. Нескладно підрахувати обсяг упускати прибутку підприємства, який виникає в результаті подібних обставин. У цьому зв’язку велика увага приділяється організації електронного документообігу в компанії, в який включається не тільки електронна здача звітності, а й внутрішній обмін інформацією, а так само – зберігання звітної документаціі.Среді основних способів організації електронного документообігу слід виділити системи організації внутрішньої обробки та обміну документів , системи архівного зберігання електронних документів, модулі зовнішньої передачі звітності та іншої документації з використанням засобів ЕЦП, універсальні системи обробки та зберігання інформації. На жаль, для більшої частини вітчизняних підприємств здача звітності в електронному вигляді залишається єдиним заходом, проведеним з метою переходу до електронного документообороту.Тем не менш, багато юридичні особи із закордонним участю ефективно впроваджують та системи внутрішнього обороту електронної документації. Підприємці поступово усвідомлюють переваги даного способу, який забезпечує повну схоронність відомостей, легкий і необтяжливий доступ до них, зниження витрат на ведення паперового архіву. Повного переходу на електронний обіг документації значною мірою перешкоджає недбале ставлення до ведення внутрішньої документаціі.Сегодня на більшості підприємств виникає багато в чому парадоксальна ситуація, при якій бухгалтерією практикується здача звітності в електронному вигляді, але відсутній внутрішній електронний документообіг. Для підготовки звітного документа в електронному вигляді при такому підході потрібно витратити багато часу на пошук і збір інформації на паперових носіях, перенесення отриманих відомостей в електронні форми. Якщо ж на підприємстві ведеться електронний архів, то співробітники, зайняті підготовкою документів, просто отримують доступ до необхідних даних і відразу приступають до формування документов.Многіе сучасні системи зовнішньої передачі даних інтенсивно розвиваються. Так, сьогодні організація може вести навіть неформальну листування з податковими органами за допомогою подібних систем, а також одержувати необхідні відомості з реєстрів. Впровадження зазначених способів документообігу дозволить компанії розвиватися разом з даними системами, отримуючи численні переваги, а також підвищуючи ефективність підприємницької діяльності.


Category: Бізнес

Comments (Прокоментуй!)

There are no comments yet. Why not be the first to speak your mind.

Leave a Reply